Офіс-менеджер/діловод
Світовий Конґрес Українців запрошує на роботу відповідального та клієнтоорієнтованого офіс–менеджера/діловода для забезпечення щоденної адміністрації офісу та повного циклу діловодства (фінансової звітності) в головному офісі СКУ в Торонто.
Це чудова можливість приєднатися до зростаючої спільної команди в динамічній міжнародній неурядовій організації. Це офісна посада на повний робочий день у Торонто з можливістю дистанційної роботи (згідно з рекомендаціями громадської охорони здоров’я).
Основні завдання:
- Адміністрування офісу, ведення бази даних та архіву документів;
- Забезпечення щоденних фінансових операцій та звітності, нарахування заробітної плати;
- Допомога в управлінні календарем та плануванні заходів.
Обов’язки:
- Надання загальної офісної адміністративної підтримки Світовому Конґресу Українців та Українській Світовій Фундації, включаючи працю з документами, відповіді на запити, розсилку кореспонденції;
- Забезпечення закупівель оргтехніки/канцелярського приладдя і дотримання правил безпеки/гігієни, підтримка зв’язків з постачальниками послуг та ведення обліку майна;
- Ведення календарів, планування зустрічей, підготовка матеріалів/звітів для засідань (у тому числі й для Проводу, Річних загальних зборів тощо), допомога в організації та проведенні громадських подій (включаючи віртуальні);
- Створення відповідних шаблонів документів, нотаток, листів, презентацій та протоколів нарад;
- Нарахування заробітної плати, забезпечення праці з рахунками та своєчасні виплати постачальникам послуг, банківські звірки;
- Облік праці та відпусток працівників, допомога в підборі нового персоналу та в здійсненні керівництва літніми стажерами (за потреби);
- Підготовка щомісячних, квартальних та річних фінансових звітів для Виконавчого директора та Ради директорів СКУ, підготовка та подання відповідних звітів до Податкової служби Канади, податкових довідок для жертводавців, підготовка документів для аудиту чартерованого бухгалтера та Контрольної комісії СКУ;
- Ведення та підтримка бази даних та архіву юридичних документів СКУ, своєчасне оновлення даних про мережу/донорів;
- Відповідні інші обов’язки.
Професійні навички:
- Досвід роботи в офісі та/або бухгалтерії не менше 2-ох років;
- Глибокі знання програми Quick Books Pro, володіння програмою Quick Books for NonProfits – перевага;
- Досвід у обробці заробітної плати працівників (Канада) – не менше 2-ох років;
- Досвід праці з CRM (приміром, Zoho, DonorPerfect) – бажано;
- Розширені знання MS Office Suite (MS Excel, Word, Outlook, Powerpoint та OneDrive). Можливість швидко опановувати нове програмне забезпечення – бажано;
- Відмінний рівень володіння англійською та українською (усно та письмово);
- Організаційні здібності та виняткова клієнтоорієнтованість;
- Вміння знаходити рішення, діяти в режимі багатозадачності та працювати самостійно;
- Досвід праці в неурядових організаціях (як волонтер або як штатний працівник), попереднє залучення до праці в українській громаді Канади – бажано;
- Диплом/сертифікат з ділового адміністрування/бухгалтерської програми – бажано;
- Досвід роботи у сервісній сфері – бажано.
Ми пропонуємо:
- конкурентну заробітну платню;
- співпрацю та гнучке робоче середовище;
- змістовну працю з великою кількістю можливостей для розвитку навичок світового рівня;
- унікальну культуру людей, які своїми діями перетворюють свою сильну віру в майбутнє України.
Заявник повинен мати дозвіл працювати в Канаді. До 17 листопада 2021 року надсилайте резюме, супровідний лист (англійською та українською мовами) та очікування щодо заробітної плати на адресу hr@ukrainianworldcongress.org. Будь ласка, вкажіть назву позиції у рядку теми. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з тими кандидатами, яких запросимо до співбесіди.
